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著者が語る『通る起案はここが違う!公務員の文書起案のルール』(澤 俊晴[著])

複雑な公文書のルールがパッと見てわかる

この本は、起案、通知、回答、依頼、許可、要綱など役所で多用される文書を一から理解できるよう制作しました。

分厚くみっちりと文字が詰まった解説書もとても役に立ちますが、何から身に付ければよいのか分からないという新人職員さんにとっては、そのような解説書を一から読むのは荷が重いかもしれません。

本書では、できる限り図版を入れ、目で見て分かるよう工夫しています。文字数も少なくし、見開き2頁で一つの項目が一覧できます。

例えば、文章の構成も、理解しやすいよう複数のパターンを図示しています。

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まずは起案の流れの全体像をつかむ

起案の方法や公文書の書き方などは、それぞれの自治体の訓令などでルールが定められています。

ただ、基本的なところは、おおむねどこの自治体でも一致しています。回答文などでは、宛先の敬称を「様」とするところが多いですが、「殿」とする自治体もある、といったように、細かなところで差異があるのです。

また、役所特有のルールもあります。例えば、最近、「盛り土」という言葉を新聞などでよく目にしたことと思います。マスコミなど民間では「盛り土」と表記してよいのですが、公文書では「盛土」と送り仮名を省くのがルールとなっています。

このような起案の方法や公文書の書き方などのルールは、一つの規程に書かれているわけではありません。

公文書で使う文字や記号、書式などは「公用文規程」に、受領から起案、決裁、合議、施行に至る文書処理は「文書管理規則」に、誰の決裁を受けるかは「決裁規程」に、決裁を受けた公文書に押印する公印は「公印規程」に、といったように、様々な規程に定められています。

そのため、新人職員は、どういったものに何が定められているのか、文書を作成するときに何を確認しなければならないのか、といった全体像を最初につかんでおかないと、誤った書式で公文書を作成してしまったり、決裁権者を間違えたりしてしまいます。

また、これらの規程は、ずっと同じ内容のままではありません。デジタル化やオンライン化など時代の変化の中で、表現のルールや文書の管理方法は変わっていきます。日頃から最新の情報で確認することを心掛けるなど、自分の知識をアップデートしていくことも必要です。

本書では、「第1章 文書のきほん」、「第2章 文書処理の手順」、「第3章 文書の書き方のルール」、「第4章 伝わる文書を作るコツ」、「第5章 代表的な文書の書き方」と、文書作成や起案に必要な知識の全体像を示して解説していますので、まず、本書を読んで、それから自分の自治体の各種規程を確認するのがよいでしょう。

書式そのものは前例を見れば分かりますし、書式例なども公刊されています。

しかし、そもそもなぜそのような書式となっているのか、その書式は何を意味しているのか、その書式を作成するときには何に注意しなければならないのか、といったところまで説明しているものはあまりありません。

本書の特徴の一つは、書式の例を示すだけでなく、その説明に多くのページを割いたところにあります。

公文書に関する知識があなたを守る

最近、公文書にまつわる不祥事が新聞紙上を賑わすことが増えてきました。

ミスや仕事の遅れを糊塗するために、嘘の公文書を作成するといった悪質なものが多いですが、なかには、安易に前例に倣って起案し、あるいは中身をよく確認せずに施行して、上司から厳重注意などを受けることになってしまった、なんてこともあります。

これらの事例の中には、基本的な知識さえ持っていれば、防げたものも多くあるのではないでしょうか。

せっかく苦労して公務員になったのに、ただ「知らなかった」だけで、将来を棒に振ることになるのはもったいないです。

公文書を作成するに当たって最低限度必要な知識を身に付けるため、転ばぬ先の杖として、まずは本書を一読してみてください。

著者プロフィール

広島修道大学国際コミュニティ学部教授

1996年広島県入庁。総務局総務課で条例案・規則案などの審査を担当。広島・島根地域の自治体職員による自主勉強会である「ひろしまね自治体法務研究会」代表を務める。2018年に広島県を退職後、山陽学園大学地域マネジメント学部准教授。2022年4月から現職

著書に、『自治体職員のための文書起案ハンドブック 増補改訂版』(第一法規、2016年)ほか多数

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