（HOLG.jp編集長 加藤年紀）
令和5年12月に、地方公務員オンラインサロンで「八王子市の学童保育業務の改善にみる『サービス向上』と『業務時間削減』」というセミナーが開催された。
八王子市のデジタル推進室の大谷勇介さん、同市の放課後児童支援課の小濱英明さん、そして、オンライン化の推進を支援したKDDI株式会社地域共創推進部の利岡寛也さんが登壇し、八王子市の学童保育所における業務改善について、具体的なデータとエピソードを交えて語った。
セミナーでは八王子市が進めた２つの業務改善について紹介された。一つは学童保育所の入居申請のオンライン対応で、もう一つはオンラインシステムで受け付けた内容を業務システムに自動入力するRPAの導入である。
本記事ではその一部について紹介する。さらに詳しい事例や背景にご興味があれば、本記事にあるセミナー動画を視聴いただきたい。
オンライン申請の対応は住民サービスの向上と、指導員の業務削減を両立した
八王子市は令和４年の10月にオンライン申請の受け付けを開始した。実施に至った背景には、保護者が本庁の窓口、あるいは、学童保育所に来る必要があり、共働き世代が増える昨今では負担になっていた。一方で学童保育所へ申請書が提出された場合は、指導員は保育から離れて対応する必要があった。
八王子市はオンライン申請に加えてRPAの導入を進める。従来は6,000件の入所申請を手作業でシステムに入力していたため、この作業についても効率化を図った。DXは単なるデジタル化ではなく、業務フロー全体から改善をおこなうべきものだが、まさにその視点が伺える。
効果を計測する指標と結果
業務改善に際して、八王子市では３つのKPI「①市民満足度」「②オンライン申請率」「③入力業務削減率」を掲げた。結果として①②については想定以上の数値を、③については削減効果を認められたものの、想定をやや下回る値となる。一見すると、③は役所内の作業範囲に限定されるために、最も効果を見込みやすいように思えたが、結果はやや意外だった。
実務に携わった者のみが見える世界
セミナーでは質疑応答なども含め、「自動化できない業務とその対応」「取組みにあたって難しかった点」「困難をどのように克服・対応したか」「BPR実践後に役所に起きた変化」「反対勢力の存在」など、実務に向き合った経験から得られるリアルな知見が共有された。
子育て業務にかかわらず、様々な部署でDXが求められている。ぜひ、その機微や詳細について動画を通じて探求していただきたい。
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