コラム

身近でできる生産性革命-高倉万記子

高倉万記子
【高倉万記子氏 経歴】
一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)インターネットトラストセンター企画グループ主査。
 2000年に愛媛県の八幡浜市役所入庁。市民課を経て、2003年に基幹系システムの保守運用開発部門に異動し、国民健康保険や福祉制度業務等を担当。2013年に、愛媛県後期高齢者医療広域連合へシステム担当として派遣され、マイナンバー制度等の導入作業を行う。
 総務省自治大学校の行う情報システム領域における育成研修において、パネルディスカッションのコーディネーターを務め、自治体職員に対してマイナンバーやSNS活用の講師等を行っている。

 自治体でも働き方改革ブームだが、働き方改革は多様な働き方を可能とし長時間労働を是正することで、社会の生産性を上げていこうというもの。
 生産性向上というと、AIやRPA(Robotic Process Automation)の導入にすぐ飛びつきそうになるが、効率をあげていく方法は新しい技術の導入だけに限らない。自治体時代、周りを見渡して意外と出来てないけど、簡単に効率が上がる方法をいくつか紹介したい。

1.人に投げる仕事を先に渡す

 考えることも含めて他人に作業が発生するものはなるべく速やかに相手に渡すのが望ましい。自分が持っている時間だけ、人の時間を奪っていると考えた方がいい。

2.起案の関門たちのさばき方

 起案時の上司が複数人いると、それぞれで言うことが違ったり上の上司の言うことが結局全てになったりということはよくあること。しかし、何度も起案をやり直すのは時間の浪費なので避けたい。指摘事項が可視化されるよう電子決裁が導入されているのがいいが、紙文書なら指摘事項を付箋に貼って決裁に付けておく。こうすることで、次の決裁者である別の上司の目にも止まりやすく出戻りをなくせる。起案のルールや必要なエビデンスも徹底されておらずやり直しにならないよう、お手本の起案を事前共有するのも時短に繋がる。
 そもそも、いちいち小さな案件まで起案の前の根回しをやっているのも時間の無駄なので、起案に口を挟むのが仕事と思っている人は遠慮したいところだ。また、自分の経験ばかり振りかざして指摘し、根拠になるルール文書を示せない管理職もいて、困ったものだが。

3.作業の可視化

 仕事が忙しいとPRするのが仕事になっている人もいるが、やっている仕事を表面に出すのが苦手な人は、仕事をしていないとか大した作業をしていないと評価され同僚にも舐められやすい。不遇だからと異動したり辞めた時に、残ってた人にこんなに仕事していたのかと恨まれる。ごんぎつねの話のように「やっていてくれたのはお前だったのか」と。みんな幸せにならないので、適度にやっていることを同僚や上司に伝える努力は惜しまない方がいい。

4.スケジュールに余裕を、エネルギーに余裕を

 日程を100%埋めたり、エネルギーを100%使っていると、いざという時に動けない。唐突に上から横から仕事が降ってくることはよくあること。どうも精一杯働くのが美徳と捉えられがちだが、突発的な仕事も処理できるよう余裕がある状態を守ることも大事な仕事と受け止めるのがいいように思う。日程がどんどん抑えられてしまうなら、ダミーの予定を設定しておくのも手だ。部署の仕事がまわらないと言われるが、それを管理するのが管理職の仕事なのだそうだ。

 

 どうしても公務職場は仕事が増えがちで、例えば何かしらミスがあると、ミスしないようチェックの仕事が増えてしまう。一方でなかなか仕事を減らすことができない。業務分析ができる人は少数派だが、仕事のやり方を変えたくない人はたくさんいる。業務見直しや新しい技術で自分のアイデンティと考えている仕事が取られると恐れている人も珍しいことではないようだ。滅私奉公な考えの職業ゆえか、仕事が楽になることを考えると捉えられると受け入れられにくいのかもしれない。

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【高倉万記子氏の過去のインタビュー】
システムのスペシャリストが創出した役所の外に広がる輪

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