著者が語る『公務員が定時で仕事を終わらせる５５のコツ』（同前嘉浩）

（文＝備前市・同前嘉浩）

このたび、学陽書房より、林博司さん（元埼玉県北本市）との共著『公務員が定時で仕事を終わらせる５５のコツ』を上梓しましたのでご紹介いたします。

公務員の世界は業務改善ネタに溢れている

『公務員が定時で仕事を終わらせる５５のコツ』は、これまでに林さんと私が実際に残業ゼロで成果を出してきたノウハウを公開した一冊です。業務量が増え続ける公務員の職場で、時短と成果を両立させるためのコツを詰め込みました。

私は、これまで10の部署を経験していますが、どこの部署に異動しても業務改善のネタがありました。業務時間削減の実績は、下水道課の４年間だけで年間500時間以上、約20年のトータルでは年間1000時間以上になります。

私は技術職ですが、技術職の業務より事務職の業務の方が改善の余地が多いと感じています。一般事務の方が一見、改善の余地がないようにも思えますが、実はそこに大きな可能性があります。私が今年度に配属された教育系の部署でも、すでに大きな業務の非効率に気付き、年間の支払伝票を1000件以上削減できないか提案しているところです。

みなさんには、ぜひ本書のノウハウをご活用いただき、それぞれの自治体での時短の実現と、成果を出すご活躍をいただければと思います。

また、本書はまず「残業に困っている人を助けたい！」という思いから執筆したものでもありますので、もしそういう方を見かけられたら本書のノウハウを共有いただければ幸いです。

実例を真似するだけで実現できる

業務改善には特別な技術が必要かと思われがちですが、そんなことはありません。「この業務がもっと楽になったらな」という気持ちと、それを周囲に聞いて回り、根拠や事例などの説得材料を集めることさえすれば、誰でも実現できます。

この本では、上司との調整や交渉、マインドについても私たちが試行錯誤を繰り返しながら失敗や成功をしてきた経験から確立した思考法を紹介しました。

この書籍には、私たちがこれまで自治体の現場で実践して、効果があったものだけを紹介しています。みなさんにはぜひ、この書籍の事例を、他市の前例として上司や関係職員に見せていただき、楽に確実に時短につなげていただければ幸いです。

上司との付き合い方を心得れば、悩みはなくなる

業務改善をしたいけれど、その前にまず上司をどう説得すればいいか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

私たちも上司も人間で、全ての人が同じ考えを持つことはありません。意見の不一致は、上司と部下間の悩みの大部分を引き起こします。本書では、そういった上司との付き合い方を具体的に解説しています。

私は、人それぞれ、自分と違う考え方、価値観、得意不得意などがあるからこそ、お互いを補完し合うことができると考えています。特に苦手な人は、自分と逆の性格を持つことが多く、自分の苦手な部分を補ってくれる能力を持っている場合が多いです。そのことを理解し、自分の苦手なことを助けてもらう姿勢や、助けてもらったことへの感謝の気持ちを忘れなければ、"苦手＝嫌い"ではなく"苦手＝重要な仲間"と捉えることができ、良好な関係性を築くことが可能になります。

どうしてもうまくいかない場合は、あきらめるという選択肢も存在します。いつか人事異動でその人とは離れますし、いつか退職します。人生をずっと共に過ごすわけではないので、"あと◯年だけは割り切ろう……"と思えば気持ちは楽になるものです。

業務改善マインドがあれば今後も全て上手くいく

小さな業務改善でも、一度でもうまくいけば、今後にどんな部署に異動してもどんなところに転職しても、今までの業務をより良いものへ変えていく行動が取れるようになります。

私たち著者は、どんな業務のやり方についても、まずは全てを疑うことにしています。常にデジタルなどの技術が進歩しているのだから、これまでと同じ業務のやり方が最適であるはずがないのです。

全てを疑いながら、より良い方法がないか、より良い技術の活用ができないかとアンテナを張って、キャッチしたら小さく試行する。成功したら周囲に広げて常習化する。課や部を超えて周知して組織で常習化させる。その後はまた新しいことを探す。

業務が改善され、新たにできた時間でより良い仕事ができれば感謝されます。感謝が増えると嬉しいし、幸せな気持ちになります。こうした改善マインドがあれば今後の仕事もずっと楽しくなるはずです。

本書でみなさんの幸せとより良い社会の実現へ

本書は、時間管理や効率化、職場での成果を出したいと思っている、すべての人にとって役に立てていただける内容にしました。本書のコツが多くの公務員の方に伝わり、それぞれが定時で仕事を終わらせながら、さまざまな分野で成果を出していただければ、より良い社会の実現につながると思います。

この記事をお読みいただいた方にも、ぜひ定時退庁しながら楽しく仕事する日々を送っていただき、毎日の幸せな時間を作っていただければと願っております。

本書でわからないことや、詳しく聞きたいことなどありましたら、どうぞお気軽にFacebookでメッセージなどいただければ幸いです。

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