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著者が語る『そのまま使える! 公務員の文書・資料サンプルBOOK』

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(文=秋田将人)

はじめに

 この度は、拙著『そのまま使える! 公務員の文書・資料サンプルBOOK』を紹介する機会をいただき、ありがとうございます。本書は、自治体職員が頻繁に作成・活用する文書・資料のサンプル50文例を掲載・解説したものです。

 自治体職員であれば、職場での検討資料、予算要求資料、住民への周知文書、議会での委員会資料、果ては職場の飲み会のお知らせなど、様々な文書・資料を作成します。しかし、起案文書や例規・要綱など、公文規程等に定められているような正式な文書の研修はあるものの、実務で扱う文書・資料に関する研修はほとんど行われていません。

 しかし、正式な起案文書などよりも、実際に職場で活用するのは、こうした文書・資料です。このため、多くの職員が自己流で作成することとなります。その結果、上司から「結局、何が言いたいの」「もっとわかりやすくできない?」とダメ出しを受けてしまうのです。これは、まさに私の経験そのものです。

 現在、私は基礎自治体の管理職ですが、中堅職員時代には、様々な制度を検討する調査部門に属していました。そこでは、文字通り朝から晩まで資料作成の日々で、作成した資料を上司に見せる度に、先のようなダメ出しを受けていました。当初は、何度もやり直しを命じられました。「どうしたらよいのだろうか……」と途方に暮れ、悩んでしまいました。

 どうしても、上司が納得する文書・資料作成術を習得する必要があったのです。思い悩んだ挙句、先輩の資料作成のコツを少しずつ盗みはじめ、自分の資料を改善していくしか、他に方法はありませんでした。こうして、どうにか文書・資料を作成する力を身に付けていったのです。

 そうしたつらい経験があったため、多くの人に同じような苦労をしてほしくないと思い、2014年に『見やすい!伝わる! 公務員の文書・資料のつくり方』という本にまとめ、資料作成の基礎・基本を整理・解説しました。幸いご好評をいただき、ロングセラーとなりましたが、「もっと様々な資料の実例を知りたい」とのご感想をいただいたこともあり、文書・資料のサンプル集としてまとめたのが本書です。

本書の特長

 執筆にあたり、次の3点を意識しました。
 第一に、あらゆる場面で実際に活用できる文書・資料を収録したことです。職場向け、上司向け、議会向けなど、自治体職員であれば、必ず一度は作成すると思われる文書・資料を数多く集めました。予算要求資料といった定番から、ややマニアックな職場向け資料まで、まさに「そのまま使える!」ことを意識しました。

 第二に、新人職員から管理職まであらゆる職層に対応できるようにしたことです。文書・資料の作成は、新人職員から管理職まで、どの職層でも必須です。課長であれば、議員からの要求に応じて資料を作成しますし、新人職員であれば、職場での検討資料を命じられることがあります。このため、文書・資料を作成する自治体職員すべてを対象にするとともに、職層による視点の違いなどにも触れました。

 第三に、文書・資料作成のポイントを明快に整理・解説したことです。全項目を2ページ見開き構成とし、左ページに作成にあたっての解説を、右ページに実際の文書・資料のサンプルを掲載しています。サンプルをただ掲げるだけでなく、具体的なポイントも明示し、言うならば、先輩が後輩に実際に職場で教えるような構成としました。

本書の構成

 では、実際にどのような文書・資料を掲載しているのか、簡単にご紹介します。

第1章 読み手に伝わる 資料作成の鉄則
 サンプルをご紹介する前に、第1章では、資料作成の鉄則と題して、「資料の目的を明確にする」「1ペーパー1テーマとする」など、すべての資料に共通する大事なポイントをまとめています。

公務員の文書資料サンプルBOOK_第1章

第2章 スッキリ主旨が伝わる 職場向け資料のサンプル
 第2章は、主に係・課など職場内で使う資料です。「事業進捗状況の報告書」や「行政視察報告書」など、10のサンプルを掲載しています。

公務員の文書資料サンプルBOOK_第2章

第3章 最短で「OK」を引き出す 上司向け資料のサンプル
 第3章は、課長などの上司に向けて提出する資料を集めました。「研修事業の効果分析」「新規事業の提案」などに加え、管理職が議会答弁で用いる想定問答集も取り上げています。

公務員の文書資料サンプルBOOK_第3章

第4章 ロジカルに説明・説得出来る 庁内向け資料のサンプル
 第4章は、他部署や庁内全体に向けた資料です。「職員提案制度の周知文書」から、定番である「予算要求資料」などを紹介。「予算要求資料」は、演繹法をや帰納法を使ったもの、他自治体と比較したもの、マトリックス図を用いたものなど、さまざまな種類を掲載しています。

公務員の文書資料サンプルBOOK_第4章

第5章 ポイントが明快に伝わる 住民向け資料のサンプル
 第5章は、ホームページに掲載する資料、住民への周知文書など、住民に向けた資料を掲載しています。「総合計画の概要」から「新たな補助制度開始の周知文書」「住民説明会・会議次第」など、住民に関わる幅広い部署で作成される資料です。

公務員の文書資料サンプルBOOK_第5章

第6章 事実を適切・的確に示せる 議会向け資料のサンプル
 第6章は、議会向けの資料です。「制度変更の周知」「計画素案」「新事業説明」など委員会に提出する資料のほか、「各会派に説明する資料」「議員から個別に求められた資料」などをまとめました。主に管理職の方にご活用いただける資料です。

 こうしたサンプルを集めることで、皆さんがすぐに実務で活用できることを意識して、一冊にまとめています。

おわりに

 文書・資料の作成方法に「唯一の正解」はありません。しかし、「わかりやすい文書・資料」には必ず共通の特長があります。ぜひ、皆さんも本書を参考にして、自分なりの文書・資料の作成方法を完成させてください。
 そうすれば、上司や住民からも喜ばれる文書・資料を作成でき、これまで以上に効率的に業務が進めることができるはずです。
 本書が、少しでも皆さんの業務の一助になれば、著者としてこれほどうれしいことはありません。

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